档案工作岗位责任制

一、档案室工作人员必须认真学习党和国家的方针政策，深入宣传、贯彻执行《档案法》，增强档案意识，提高认识，做好档案工作。

二、指导、检查、督促本机关文件材料的形成，积累、整理、归档工作。充分发挥监督、指导作用。

三、集中统一管理本院在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案，积极提供利用，为各项检察工作。

归档制度

一、按照制订的“归档与不归档范围”和“保管期限表”做好各种文件、材料的立卷归档工作。包括工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式和载体的历史记录。与本院有关的撤销与合并单位的全部档案、上级来文、本单位发文等。

二、档案接收时间：凡需按年度归档的档案，应在次年三月底前归档。各职能部门形成的文件资料，由各科室内勤负责收集，并整理立卷，装订前由档案室检查合格后组卷。诉讼卷每月一次装卷入库。会计档案由会计室保存一年后向档案室移交归档；其它档案如基建档案应在基建结束后归档；设备档案应在设备开箱后立即归档。电子档案在文件形成公布后立即通过邮件方式归入综合档案室存档，特殊情况可另行归档。

档案库房保管制度

一、档案库房由专人管理，严禁无关人员进入库房，并及时做好档案的收进、移出登记手续。

二、建立符合保管要求的档案专用库房、办公室和阅档室，配备符合标准的档案装具和必要的设备，落实“防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防有害生物、防有害气体”等安全措施，确保档案安全。

三、档案库房应保持适宜的温湿度。即温度14-24℃、相对湿度45-60%；声像档案的环境应控制在温度15-27℃、相对湿度40-60%范围内；电子档案的环境温度应控制在17-20 ℃范围内，相对湿度控制在35-45%范围内。档案人员每天记录库房温湿度，及时掌握温湿度的变化，以采取必要措施。

四、磁性载体档案应远离强磁场和有害气体，可存放在防磁柜内。归档光盘单片载体要装盒，竖立存放，避免挤压。不得擦洗、划刻触摸盘片裸露处，不得弯曲、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。

五、磁性载体档案归档的一式三份，一份作本地保存，二份异地保存。电子档案应三年进行一次有效性、安全性检查及重新刻录。

六、照片应保管在特制的专门的相册内，要有利于照片的长期保存。管理人员接触照底片或光盘时，要戴洁净的手套操作，防止汗渍污染底片、光盘。

七、档案均应存放在档案柜、橱、密集架内，不得随意堆放在库房内。档案管理人员每年对保管的档案进行一到两次核对检查，并做好检查记录，做到帐物相符。对破损档案要及时修补和复制。

八、做好档案保护设施的维护工作，档案用房的消防器材不准擅自挪用，并定期检查，使其经常保持完好有效状态，确保正常运行。

档案查阅利用制度

一、档案室室藏档案属未开放档案范围，主要为本单位及个人查阅本院档案，应严格审批手续。利用方式为查阅、借阅、咨询、复制、出具档案证明等。

二、外单位或个人凭介绍信或身份证（工作证）等合法证明，经办公室主任同意后，可以利用规定范围内的档案。利用其他单位形成的档案，应经主管领导同意。如查阅涉密档案，需按保密规定办理。

三、利用档案须按规定办理手续。各类档案原则上限制在阅档室内查阅。如确因工作需要必须借阅，需要填写《档案借阅登记薄》，借阅时间不得超过两周，因特殊情况需继续使用，应办理延长借阅手续。如不按期归还，取消借阅资格。档案查（借）阅归还时，由利用者和综合档案室工作人员共同清点检查，并进行归还登记、注销。并视利用情况填写《档案利用效果登记表》，反馈利用档案所取得的社会效益或经济效益情况，留室存查。

四、利用档案者应自觉遵守档案室规定，对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、随意摘抄、复制、转借和丢失等。违者将根据有关档案法规予以严肃处理。

五、利用者需复制档案应向档案室提出，在阅档室内复制。

六、凡干警调动、离退休应向档案室归还借阅的档案后，方能离开工作岗位。

七、档案人员应积极宣传有关档案法规和档案工作的重要性，认真做好档案利用的登记和注意收集典型事例反馈信息，提高档案信息资源开发利用效益。

档案资料保密制度

一、档案、资料是党和国家的宝贵财富，档案人员要严格遵守保密原则，提高警惕，严防失密泄密事件发生。

二、不准在私人交往和通信中泄露国家秘密，不准在公共场所随意谈论未开放的档案内容，不准随意传抄、销毁和出售档案、资料。
  三、重要机密档案要单独存入，保证绝对安全。
  四、机要档案资料文件需解密、降密，应严格按照国家有关规定处理。
  五、利用档案资料，未经批准，不得擅自抄录，复制，对外公布和出版。
  六、非工作人员不准随便进入档案、资料库房。
  七、本室工作人员违反安全保密规定，丢失或泄漏档案机密，应根据情节追究责任。

八、档案人员要强化安全保密意识，确保档案室的安全，发现安全隐患应及时处理和报告。

档案鉴定销毁制度

一、根据国家有关保管期限原则规定，对保管期限已满（短期档案期满15年及其以下，长期档案期满50年），并已失去保存价值的档案进行鉴定、销毁。

二、由分管档案工作的院领导和办公室主任，有关职能、业务科室负责人、综合档案室工作人员组成档案鉴定小组，负责档案的鉴定销毁工作。

三、鉴定小组采用直接鉴定的方法，对到期的档案进行鉴定。鉴定时以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，提出销毁或延长保管期的意见及报告，登记造册经分管领导批准后，方可销毁。

四、销毁档案时必须由档案室和有关部门共同派人员现场监销，监销人在销毁档案前应认真复核清点。销毁后应在销毁清册上签名，并连同销毁报告一起存档。

档案统计制度

一、统计时间

1.每年3月初，按上级要求及时、准确、无误地完成文书、会计等档案统计工作任务。

2.每年7月，各类档案立卷归档结束后，进行全面统计上报，并将档案统计资料装入全宗卷。

二、统计项目

文书档案、诉讼档案、科研档案、基建档案、设备档案、财会档案、实物档案、特殊载体档案以及上级要求统计的档案工作数据。

三、统计内容

1.库藏档案总数，分类档案数；

2.永久、长期（25年）、短期（定期）档案数；

3.鉴定数，销毁数；

4.资料数；

5.综合档案室房屋、机构人员变化，经费开支情况。

6.档案的利用情况。

四、统计办法

1.确定专人负责统计；

2.建立统计台账，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况数据；

3.按要求进行定期的综合或专项统计分析；

4.对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进的措施、建议、报告处领导。

5.并做好档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况统计，及时上报。

设备维护使用制度

一、定期进行检查，保持设备的清洁卫生，发现有损坏现象，要及时维修。

二、用电设备要按时进行线路检查，防止漏电打火现象，确保安全。

三、设备应按有关规定合理摆放，未经许可不得随意调整。

四、计算机等设备要有专人管理，不得随意使用，不准在计算机上进行与工作无关的操作，以确保计算机数据的安全。

五、计算机备份的存储载体要妥善保管，做好标签，以防数据的丢失。

重大活动档案登记制度

一、重大活动是指在本院影响较大的，具有历史价值的，需要记录存档的各项工作及活动。如：上级领导视察本院工作，各科室的建立、变更、撤销，重要会议、庆祝活动等。

二、重大活动的主办部门和有关人员应当在活动开始前，通报档案室，并填写“重大活动档案登记表”。

三、各项重大活动的材料、记录均应按归档要求，及时进行整理、归档、立卷，严防丢失，任何个人和单位不得据为己有。

四、根据工作要求，做好各项归档材料对现实工作中重大活动的服务工作。

五、重大活动形成的档案材料，包括文字材料、图表、录音带、录像带、磁盘、照片等是一个完整的有机整体，必须保证其齐全、完好、准确、系统。